Como usar este checklist
As listas a seguir estão organizadas pelos momentos em que o gestor mais precisa verificar a operação: a implantação do contrato, a rotina diária, a rotina mensal e a revisão do contrato.
Nem todo item se aplica a todo prédio. O valor do checklist está em lembrar o que costuma ser esquecido e em abrir uma conversa objetiva com a empresa contratada.
Uma sugestão é transformar cada lista em um formulário simples, com espaço para observações e para a data da verificação. Assim o histórico fica registrado e serve de base para as reuniões com a contratada.
Implantação do contrato
Nas primeiras semanas, a atenção deve ir para a base da operação:
- O levantamento de ambientes, áreas e fluxos foi feito em campo e validado?
- O plano de trabalho define tarefas, frequências e horários por ambiente?
- Os POPs (procedimentos operacionais padrão) das atividades principais estão disponíveis?
- A equipe passou por integração e treinamento sobre as regras do local?
- Equipamentos de proteção, uniformes e crachás foram entregues e estão adequados?
- Produtos, utensílios e equipamentos chegaram conforme o previsto?
- O canal de chamados está definido e divulgado aos usuários?
- Indicadores e metas de SLA (acordo de nível de serviço) foram combinados por escrito?
- Os contatos do supervisor e do responsável pelo contrato estão claros para todos?
- Está definido quem cuida das tarefas que ficam na divisa entre serviços?
Rotina diária
No dia a dia, o foco é assegurar que o básico aconteça:
- Todos os postos estão cobertos nos horários previstos?
- Sanitários e áreas de alto fluxo foram verificados antes e durante os horários de pico?
- Há papel, sabonete e demais insumos nos pontos de uso?
- Os resíduos foram recolhidos e levados ao local correto de armazenamento?
- Os chamados abertos estão sendo atendidos no prazo combinado?
- Houve acidente, incidente ou ocorrência de segurança que precise de registro?
- Recepção e portaria receberam as informações sobre visitas, entregas e prestadores do dia?
- Algum problema de manutenção apontado pelas equipes foi encaminhado?
Rotina mensal
Uma vez por mês, vale olhar a operação com mais distância:
- Os indicadores do período foram apresentados e discutidos com a contratada?
- O cronograma de atividades periódicas, como lavação de pisos, vidros e áreas altas, foi cumprido?
- O consumo de materiais está coerente com o previsto?
- Há reclamações repetidas no mesmo ambiente ou no mesmo horário?
- Os planos de ação do mês anterior foram concluídos?
- A equipe passou pelos treinamentos e reciclagens programados?
- Os equipamentos receberam a manutenção preventiva prevista?
- Os documentos trabalhistas e de segurança exigidos no contrato foram entregues?
Revisão do contrato
Periodicamente, e sempre antes de uma renovação, avalie se o contrato ainda corresponde à realidade:
- O uso dos espaços mudou desde a implantação, com novas áreas, turnos ou número de pessoas?
- O dimensionamento das equipes continua adequado?
- Os indicadores escolhidos ainda medem o que importa?
- As metas de SLA foram cumpridas de forma consistente ao longo do período?
- Há serviços que poderiam ser integrados para simplificar a gestão?
- Equipamentos, produtos ou sistemas de higiene merecem atualização?
- As certificações e os documentos exigidos da contratada continuam válidos?
- O que os usuários do prédio dizem sobre o serviço?
Do checklist à conversa
Um checklist só funciona se for usado com regularidade e se as respostas virarem ação. Registre o que encontrou, compartilhe com a contratada e acompanhe as correções na reunião seguinte.
- Com o tempo, adapte as listas
Inclua os itens que mais geram problema no seu prédio e retire o que não faz sentido. Um checklist ajustado à própria operação é uma das ferramentas mais simples que um gestor de facilities pode ter, e uma das que mais ajudam a evitar surpresas.