Checklist del gestor de facilities: implementación, rutina y revisión

Las siguientes listas están organizadas según los momentos en que el gestor más necesita verificar la operación: la implementación del contrato, la rutina diaria, la rutina mensual y la revisión del contrato.

No todos los puntos se aplican a todos los edificios. El valor del checklist está en recordar lo que suele olvidarse y en abrir una conversación objetiva con la empresa contratada.

Una sugerencia es convertir cada lista en un formulario simple, con espacio para observaciones y para la fecha de la verificación. Así el historial queda registrado y sirve de base para las reuniones con la empresa contratada.

En las primeras semanas, la atención debe centrarse en la base de la operación:

• ¿Se hizo en campo y se validó el levantamiento de ambientes, áreas y flujos?
• ¿El plan de trabajo define tareas, frecuencias y horarios por ambiente?
• ¿Están disponibles los procedimientos operativos estándar (POE) de las actividades principales?
• ¿El personal pasó por la inducción y la capacitación sobre las normas del lugar?
• ¿Se entregaron los equipos de protección, uniformes y credenciales, y son adecuados?
• ¿Llegaron los productos, utensilios y equipos según lo previsto?
• ¿Está definido el canal de solicitudes y se dio a conocer a los usuarios?
• ¿Se acordaron por escrito los indicadores y las metas de SLA (acuerdo de nivel de servicio)?
• ¿Todos tienen claros los contactos del supervisor y del responsable del contrato?
• ¿Está definido quién se encarga de las tareas que quedan en el límite entre servicios?

En el día a día, el foco es asegurar que lo básico se cumpla:

• ¿Todos los puestos están cubiertos en los horarios previstos?
• ¿Se revisaron los sanitarios y las áreas de alto tránsito antes y durante los horarios pico?
• ¿Hay papel, jabón y demás insumos en los puntos de uso?
• ¿Se retiraron los residuos y se llevaron al lugar de almacenamiento correcto?
• ¿Las solicitudes abiertas se están atendiendo en el plazo acordado?
• ¿Hubo algún accidente, incidente o evento de seguridad que deba registrarse?
• ¿Recepción y portería recibieron la información sobre visitas, entregas y proveedores del día?
• ¿Se derivaron los problemas de mantenimiento señalados por los equipos?

Una vez al mes, conviene mirar la operación con más perspectiva:

• ¿Se presentaron y discutieron con la empresa contratada los indicadores del período?
• ¿Se cumplió el cronograma de actividades periódicas, como el lavado de pisos, vidrios y áreas altas?
• ¿El consumo de materiales es coherente con lo previsto?
• ¿Hay quejas repetidas en el mismo ambiente o en el mismo horario?
• ¿Se concluyeron los planes de acción del mes anterior?
• ¿El personal realizó las capacitaciones y actualizaciones programadas?
• ¿Las máquinas y equipos recibieron el mantenimiento preventivo previsto?
• ¿Se entregaron los documentos laborales y de seguridad exigidos en el contrato?

Periódicamente, y siempre antes de una renovación, evalúe si el contrato todavía corresponde a la realidad:

• ¿Cambió el uso de los espacios desde la implementación, con nuevas áreas, turnos o cantidad de personas?
• ¿La dotación de personal sigue siendo adecuada?
• ¿Los indicadores elegidos todavía miden lo que importa?
• ¿Se cumplieron las metas de SLA de forma consistente a lo largo del período?
• ¿Hay servicios que podrían integrarse para simplificar la gestión?
• ¿Los equipos, productos o sistemas de higiene necesitan actualizarse?
• ¿Siguen vigentes las certificaciones y los documentos exigidos a la empresa contratada?
• ¿Qué dicen los usuarios del edificio sobre el servicio?

Un checklist solo funciona si se usa con regularidad y si las respuestas se convierten en acciones. Registre lo que encontró, compártalo con la empresa contratada y haga el seguimiento de las correcciones en la reunión siguiente.

1. Con el tiempo, adapte las listas

   Incluya los puntos que más problemas generan en su edificio y quite lo que no tenga sentido. Un checklist ajustado a la propia operación es una de las herramientas más simples que puede tener un gestor de facilities, y una de las que más ayudan a evitar sorpresas.