Por que a estimativa no olho falha
Muitos pedidos de compra repetem o mês anterior ou são decididos olhando a prateleira na hora. O resultado é conhecido: sobra de um item, falta de outro e compras de emergência, que costumam sair mais caras.
Calcular o consumo não exige ferramentas complexas. Exige saber quantas pessoas usam os ambientes, em quantos dias e quanto cada uma consome em média.
O método básico
A conta do consumo mensal de cada item segue uma lógica direta:
- Consumo mensal = consumo por usuário por dia × número de usuários × dias de uso no mês.
- Sobre o resultado, acrescente uma margem de segurança para cobrir visitantes, eventos e variações.
O consumo por usuário por dia é o dado mais delicado. Ele muda conforme o produto, o dispenser, o perfil de quem usa e o tempo que as pessoas passam no local. O ideal é medir no próprio prédio: acompanhar a saída de material por algumas semanas e dividir pelo número de usuários e de dias.
O mesmo raciocínio vale para papel toalha, sabonete e sacos de lixo, cada um na sua unidade (folhas, mililitros ou unidades). Em locais com público flutuante, como recepções e áreas comerciais, inclua uma estimativa de visitantes por dia.
Um exemplo passo a passo
Exemplo hipotético, apenas para ilustrar o método: um escritório tem 200 pessoas e funciona 22 dias por mês. Depois de medir por algumas semanas, a equipe chegou a um consumo médio de 0,1 rolo de papel higiênico por pessoa por dia.
- Consumo mensal: 0,1 × 200 × 22 = 440 rolos.
- Com margem de segurança de 10%: 440 + 44 = 484 rolos.
Os números servem só para mostrar a conta. Cada prédio terá o seu próprio consumo, e é ele que deve entrar no cálculo.
Estoque mínimo e ponto de reposição
Saber o consumo mensal resolve metade do problema. A outra metade é decidir quando pedir. Para isso, use o conceito de estoque mínimo:
- Estoque mínimo = consumo médio diário × prazo de reposição (em dias) + estoque de segurança.
O prazo de reposição é o tempo entre fazer o pedido e o material chegar ao local. O estoque de segurança é uma reserva para atrasos e picos inesperados de consumo.
- Seguindo o mesmo exemplo hipotético
O consumo médio diário é 440 ÷ 22 = 20 rolos. Se a entrega leva 5 dias úteis e a empresa decide manter 3 dias de reserva, o estoque mínimo fica em 20 × 5 + 20 × 3 = 160 rolos. Quando o estoque chegar a esse número, é hora de fazer o pedido.
Do almoxarifado até o dispenser
Ter estoque no almoxarifado não significa ter papel no sanitário na hora certa. O abastecimento dos pontos de uso precisa de rotina própria:
- Rotas de reposição com horários, passando pelos sanitários de maior fluxo antes dos picos de uso.
- Um pequeno estoque avançado por andar ou bloco, para evitar deslocamentos longos.
- Dispensers com visor de nível ou registro do nível no checklist.
- Registro das saídas do almoxarifado por área, para identificar consumo fora do padrão.
Acompanhe e ajuste
O consumo muda com o tempo. Contratações, trabalho híbrido, eventos e até a troca do tipo de papel alteram os números. Revise os parâmetros periodicamente, comparando o consumo previsto com o real.
Diferenças grandes merecem investigação. Consumo muito acima do previsto pode indicar desperdício, retirada indevida ou dispenser inadequado. Consumo muito abaixo pode significar que o material está faltando no ponto de uso e ninguém está registrando. Nos dois casos, o número é o começo da conversa, não o fim.