Por qué falla la estimación a ojo
Muchos pedidos de compra repiten el del mes anterior o se deciden mirando el estante en el momento. El resultado es conocido: sobra de un artículo, falta de otro y compras de emergencia, que suelen salir más caras.
Calcular el consumo no exige herramientas complejas. Exige saber cuántas personas usan los ambientes, durante cuántos días y cuánto consume cada una en promedio.
El método básico
El cálculo del consumo mensual de cada artículo sigue una lógica directa:
- Consumo mensual = consumo por usuario por día × número de usuarios × días de uso en el mes.
- Sobre el resultado, agregue un margen de seguridad para cubrir visitantes, eventos y variaciones.
El consumo por usuario por día es el dato más delicado. Cambia según el producto, el dispensador, el perfil de quienes lo usan y el tiempo que las personas pasan en el lugar. Lo ideal es medirlo en el propio edificio: registrar la salida de material durante algunas semanas y dividirla entre el número de usuarios y de días.
El mismo razonamiento vale para el papel secamanos, el jabón y las bolsas de basura, cada uno en su unidad (hojas, mililitros o unidades). En lugares con público flotante, como recepciones y áreas comerciales, incluya una estimación de visitantes por día.
Un ejemplo paso a paso
Ejemplo hipotético, solo para ilustrar el método: una oficina tiene 200 personas y funciona 22 días al mes. Después de medir durante algunas semanas, el equipo llegó a un consumo promedio de 0,1 rollo de papel higiénico por persona por día.
- Consumo mensual: 0,1 × 200 × 22 = 440 rollos.
- Con un margen de seguridad del 10%: 440 + 44 = 484 rollos.
Los números solo sirven para mostrar la cuenta. Cada edificio tendrá su propio consumo, y es ese el que debe entrar en el cálculo.
Stock mínimo y punto de reposición
Conocer el consumo mensual resuelve la mitad del problema. La otra mitad es decidir cuándo pedir. Para eso, use el concepto de stock mínimo:
- Stock mínimo = consumo promedio diario × plazo de reposición (en días) + stock de seguridad.
El plazo de reposición es el tiempo que transcurre entre hacer el pedido y la llegada del material al lugar. El stock de seguridad es una reserva para retrasos y picos inesperados de consumo.
- Siguiendo el mismo ejemplo hipotético
El consumo promedio diario es de 440 ÷ 22 = 20 rollos. Si la entrega tarda 5 días hábiles y la empresa decide mantener 3 días de reserva, el stock mínimo queda en 20 × 5 + 20 × 3 = 160 rollos. Cuando el stock llegue a esa cifra, es momento de hacer el pedido.
Del almacén al dispensador
Tener stock en el almacén no significa tener papel en el sanitario en el momento adecuado. El abastecimiento de los puntos de uso necesita una rutina propia:
- Rutas de reposición con horarios, que pasen por los sanitarios de mayor tránsito antes de los picos de uso.
- Un pequeño stock de avanzada por piso o bloque, para evitar desplazamientos largos.
- Dispensadores con visor de nivel o registro del nivel en el checklist.
- Registro de las salidas del almacén por área, para identificar consumos fuera de lo normal.
Monitoree y ajuste
El consumo cambia con el tiempo. Las contrataciones, el trabajo híbrido, los eventos e incluso el cambio de tipo de papel alteran los números. Revise los parámetros periódicamente, comparando el consumo previsto con el real.
Las diferencias grandes merecen investigarse. Un consumo muy por encima de lo previsto puede indicar desperdicio, retiro indebido o un dispensador inadecuado. Un consumo muy por debajo puede significar que el material falta en el punto de uso y nadie lo está registrando. En ambos casos, el número es el comienzo de la conversación, no el final.